معرفی طرح ساماندهی

1) عنوان پروژه های طرح ساماندهی

2) اهداف طرح ساماندهی

3) ضرورت اجرا

4) مراحل انجام و گردش کار

5) محدوده کاربرد

1) عناوین پروژه ها و زیرپروژه های طرح ساماندهی

پروژه 1: نیازسنجی اقلام آماری و اطلاعاتی واحدها (در دست اقدام)

پروژه مرتبط : مستندسازی و احصاء فرآیندها و شرح وظایف واحدها (در گروه تشکیلات و تحول اداری در دست اقدام است)

پروژه 2: شناسایی و تدوین بانکهای اطلاعاتی (نسخه اولیه تهیه شده)

پروژه مرتبط 1: مطالعه و بررسی نرم افزارها و سیستم های اطلاعاتی موجود (در دست اقدام)

پروژه مرتبط 2: تهیه دستور العمل تدوین بانکهای اطلاعاتی (در دست اقدام)

پروژه مرتبط 3: تهیه دستور العمل خرید یا تولید نرم افزارهای کاربردی مورد نیاز هریک از معاونتها (انفورماتیک)

پروژه 3: شناسایی و تعریف اقلام آماری (نسخه اولیه تهیه شده)

پروژه 4: تدوین شاخصهای کمی و کیفی (نسخه اولیه تهیه شده)

پروژه 5: تعاریف واژه ها و اصطلاحات (نسخه اولیه تهیه شده)

پروژه 6: تدوین نظامنامه آماری دانشگاه قم (در دست اقدام)

پروژه 7: تدوین شیوه نامه تهیه و تنظیم گزارشات آماری (در دست اقدام)

پروژه 8: پیاده سازی نرم افزاری نظام آماری سازمان (فرابر / کسری / ... ) (در دست مطالعه)

پروژه 9: تدوین سالنامه آماری دانشگاه قم (در دست اقدام)

 

 2) اهداف طرح ساماندهی

آمار و اطلاعات از جمله قوی ترین ابزارها جهت ارزیابی عملکرد گذشته، برنامه ریزی آینده و تصمیم گیری در سطوح مختلف مدیریتی می‌باشد. در دانشگاه قم طرح ساماندهی آمار و اطلاعات با هدف ایجاد یک سیستم جامع آماری به منظور جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل، ارائه تفاسیر و مشاوره به گونه‌ای که کلیه افراد، واحدها و مدیران ذی‌نفع در داخل و خارج دانشگاه بتوانند به راحتی اطلاعات به روز، دقیق و کامل را در تحقیقات، تصمیم گیریها و فعالیتهای مربوطه به کار گیرند، آغاز گردیده است. اهداف دیگر این طرح به شرح زیر است:

· نیازسنجی آماری به منظور تعیین نیازهای مدیران.

· مدون کردن آمار و اطلاعات و تهیه سالنامه آماری.

· دسترس‌پذیر کردن اطلاعات موجود در سطوح مختلف.

· شناسایی و حذف مغایرت‌های اطلاعاتی.

· شناسایی اطلاعاتی که در سیستمهای فعال دانشگاه وجود ندارد.

3) ضرورت اجرای طرح ساماندهی

باتوجه به اهداف بیان شده برای این طرح و با عنایت به مشکلاتی که دانشگاه به هنگام نیاز به اطلاعات با آن مواجه است اجرای این طرح ضروری به نظر می‌رسد. اهم این مشکلات به شرح زیر است:

1. مشکلات جمع‌آوری اطلاعات سیستمی

· عدم توجه جدی مدیریتی مبنی بر ورود بهنگام اطلاعات

اطلاعاتی که در دانشگاه سیستم غیرفعال دارند اغلب یا جمع آوری نمی‌شوند یا جمع‌آوری آنها زمان بسیار طولانی را می‌طلبد.

· عدم وجود مستندات سیستمی برای برخی از سیستمها

برای برخی از سیستمهای در دسترس گروه آمار و اطلاعات مستندات سیستمی به‌روز در مرکز اطلاعات، آمار و امور رایانه‌ای وجود ندارد. در نتیجه جداول، کدها و وابستگی‌های جداول برای استخراج اطلاعات مشخص نمی‌باشد.

· عدم دقت کاربران در ورود اطلاعات

در بعضی مواقع به دلیل عدم دقت کاربران هنگام ثبت، اطلاعات بطور اشتباه وارد می‌شود.

2. مشکلات جمع‌آوری اطلاعات فاقد سیستم

· عدم وجود متولی جمع آوری یا ارائه آمار در واحدها

با توجه به اینکه هدف از جمع‌آوری آمار، بکار بردن آن در تصمیمات مدیریتی است؛ بنابراین صحت آمار و اطلاعات دارای جایگاه ویژه‌ای می‌باشد. جهت یکسان سازی اطلاعات ابتدا باید اشخاص معینی در واحدهای دانشگاه معرفی شوند و آموزشهای لازم به آنها داده شود، و با تعاریف مختلف آشنا گردند. این عمل باعث می‌گردد اوّلاً کلیه واحدهای دانشگاه به طور یکسان اطلاعات را جمع‌آوری کنند. ثانیاً از سرگردانی نامه های جمع آوری اطلاعات در واحدها جلوگیری می‌شود.

· عدم وجود برنامه زمانبندی جمع آوری اطلاعات در واحدها

در بسیاری از واحدهای دانشگاه زمانبندی مشخصی برای جمع آوری آمار و اطلاعات وجود ندارد. حال اگر اطلاعات شاخص جدیدی مربوط به چند سال قبل را بخواهیم به دلیل اینکه سیستم تابحال فقط جوابگوی نامه ها بوده و بطور خودکار اطلاعات را جمع‌آوری نکرده است؛ امکان جمع‌آوری اطلاعات در آن زمینه میسر نمی‌باشد.

· عدم وجود سیستم نرم افزاری برای بعضی مدیریتها

بعضی از واحدها دانشگاهی سیستم نرم‌افزاری بسامانی ندارند. بنابراین جمع‌آوری اطلاعات بسیار مشکل می‌شود.

3. عدم وجود نظامنامه آماری

به منظور استاندارد سازی تعاریف و تعیین متولیان ارائه آمار، تدوین نظامنامه آماری ضروری به نظر می‌رسد.

4) مراحل انجام طرح ساماندهی

1. جمع آوری اطلاعات موجود در گروه آمار و اطلاعات

2. چاپ سالنامه ویرایش نخست (غیر قابل استناد)

3. با توجه به لزوم تکرار فرایند جمع‌آوری آمار و اطلاعات مورد نیاز برای سالنامه آماری درسالهای بعد موارد زیر به صورت دوره‌ای با دوره متناوب یکساله پیگیری خواهد شد:

o نیازسنجی

تعیین نیازهایاطلاعاتی و مشخص نمودن خلأ اطلاعاتی موجود که درفرآیندهایموجود تعبیه نشده است یا مدیران از آنها آگاهی ندارند.

o تهیه اطلاعات

تعیین منابع اطلاعاتی هرخرده سیستم (اعم از داخلی و خارجی) و نحوه قرارگرفتنمنابع اطلاعاتی مذکور در طرح کلی منابع اطلاعاتی.

o ارائه اطلاعات و تجزیه و تحلیل داده‌ها به صورت سالنامه

نمایش سیستماتیک و ساختاریافته جریان داده‌ها و پردازش‌های خاص بر رویداده‌ها مانند تجزیه وتحلیل داده برای تبدیل داده به اطلاعات (داده‌کاویموردی).

o تهیه سیستم

درخواست از مرکز آمار، اطلاعات و امور رایانه‌ای جهت تهیه یا بهبود سیستم برای اطلاعاتی که در سیستمها جمع آوری نمیشوند یا گزارش‌گیری از آنها وجود ندارد.

5) محدوده کاربرد

محدوده کاربرد این طرح کلیه واحدهای دانشگاه قم می‌باشد.

​